Folgende Programme gewährleisten eine effiziente und erfolgreiche Jobadministration:

• Jobverwaltung

• Ressourcenplanung

• Terminplanung

• Budgetierung

• Auswertungen

Joberöffnung/Jobverwaltung

Bei der Eröffnung eines neuen Jobs werden vorher definierte Daten bereits optional aus den Konzern-, Etat,- oder Produktstammdaten übernommen, so dass die Jobanlage auf Knopfdruck funktioniert. Eine Änderung z.B. abrechnungsrelevanter Daten ist autorisierten Mitarbeitern vorbehalten.

Über das VD-Dokumentenmanagement erhalten Sie sämtliche Jobdokumente, wie Statusbericht, Jobliste oder auch Kontaktbericht u.v.m. unmittelbar auf Knopfdruck mit völlig variablem Layout.

In der Elektronischen Jobtasche werden alle jobspezifischen Dokumente, also auch Kostenvoranschläge, Aufträge, Eingangsrechnungen etc. archiviert.

Darüber hinaus werden eingescannte Fremddokumente optional mit Job/Produkt oder Etat verknüpft, so dass auch sie in der Elektronischen Jobtasche archiviert werden können.

Die Budgetplanung kann wahlweise auf den Ebenen Job, Produkt oder Etat vorgenommen werden. Hierbei handelt es sich um eine Kosten- und Stundenbudgetierung für Leistungsgruppen.

Selbstverständlich sind alle Programmfunktionen und -abläufe und alle Userberechtigungen variabel zu steuern, so dass jeder Anwender genau die Programme und Anwendungsfunktionen zur Verfügung hat, die er für seine Tätigkeit benötigt.

Ressourcenplanung

Mit der Ressourcenplanung können Mitarbeiter entweder auf Job-, Produkt-, Etat- oder auf Konzernebene zugewiesen werden.

• Effizientes Planungstool für alle Jobverantwortlichen

• Die Zuweisung von Mitarbeitern kann sowohl pauschal als auch ereignisbezogen vorgenommen werden

• Via Multiselektion können in einem Arbeitsschritt beliebig viele Mitarbeiter zugeordnet werden

• Jeder Mitarbeiter erhält eine graphische Terminübersicht; eine Superuserfunktion ermöglicht Projektverantwortlichen eine mitarbeiterübergreifende Auskunft

Terminplanung

Agentur/VD hält für die Arbeitsablauf- und Terminplanung ein spezielles Tool bereit. Mit dessen Hilfe werden Termine auf Jobebene eingepflegt und dynamisch verwaltet. Für wiederkehrende Arbeitsschritte können sie auch blockweise zusammengefasst werden. Darüber hinaus ermöglicht eine Verknüpfung von Job und Mitarbeiter eine personenbezogene Terminplanung.

Einzeltermine oder auch Blöcke können schnell und unkompliziert verschoben werden. Das Programm berücksichtigt hierbei Wochenenden und Termine, die zuvor als "Ecktermin" also als nicht verschiebbar gekennzeichnet wurden.

Der Terminplan kann auch graphisch in einem Balkenplan mit skalierbaren Kalenderansichten dargestellt werden.

Budgetierung

Eine Budgetplanung ist als Kosten- und Stundenbudgetierung auf der Basis von Leistungsgruppen vorgesehen.

• Die Leistungsgruppen sind frei über das Leistungsverzeichnis zu definieren.

• Die Planung kann auf den Ebenen Job, Produkt oder Etat stattfinden

Auswertungen

Für den Bereich der Jobverwaltung stehen zahlreiche Standardreports und Dokumentvorlagen zur Verfügung.

Beispiele:

• Joborder

• Kundenbriefing

• Kontaktprotokoll

• Memo

• Jobreport

Hier wird der Abrechnungszustand eines Jobs, eines Produktes oder eines kompletten Kunden im Detail dargestellt. Der Report wird als zentrales Abrechnungswerkzeug genutzt.

• Job-Kosten-Controlling

Der Bearbeitungsgrad und die Kostendeckung eines Jobs werden in einem zentralen Drill-Down-Report dargestellt. Auf verschiedenen Verdichtungsebenen werden permant aktuell die Werte für: Kostenvoranschläge, Aufträge, Eingangsrechungen, Kundenabrechnungen, erfasste Mitarbeitersstunden, abgerechnete Stunden angezeigt.

In der Kostendeckungs-Analyse werden die Budget-Soll-Werte und die Istwerte gegenübergestellt.